Regulamin
Kongresu Nowej Mobilności 24–26 września 2024 r.
§ 1. Postanowienia ogólne
1. Regulamin obowiązuje uczestników wydarzenia Kongres Nowej Mobilności 24–26 września 2024 r. („Regulamin”), zwanego dalej Kongresem, organizowanego przez Polskie Stowarzyszenie Nowej Mobilności z siedzibą w Warszawie przy ul. Fabrycznej 5A, 00-446 Warszawa, zarejestrowane w rejestrze stowarzyszeń KRS prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000643156, REGON: 365877690, NIP: 5252684377 (PSPA).
2. Kongres odbędzie się 24–26 września 2024 r. w Expo-Łódź Sp. z o.o., aleja Politechniki 4, 93-590 Łódź. Oficjalny serwis internetowy Kongresu znajduje się pod adresem: www.kongresnowejmobilnosci.pl.
3. PSNM zastrzega sobie prawo do odwołania, skrócenia albo przełożenia terminu albo zmiany miejsca Kongresu, a także zmian w programie Kongresu i zobowiązuje się do poinformowania o tym na stronie www.kongresnowejmobilnosci.pl, a jeżeli zmiany nastąpią po dokonanym zgłoszeniu uczestnictwa – także poinformuje drogą elektroniczną poprzez przesłanie wiadomości mailowej na adres wskazany w zgłoszeniu, ze stosownym wyprzedzeniem.
4. Zastosowane w Regulaminie określenia posiadają następujące znaczenie:
a. Kongres – Kongres Nowej Mobilności odbywający się w dniach 24–26 września 2024 r. w Expo-Łódź Sp. z o.o., aleja Politechniki 4, 93-590 Łódź;
b. PSNM lub Organizator – spółka pod firmą Polskie Stowarzyszenie Nowej Mobilności z siedzibą w Warszawie przy ul. Fabrycznej 5A, 00-446 Warszawa, zarejestrowane w rejestrze stowarzyszeń KRS prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000643156, REGON: 365877690, NIP: 5252684377 (PSNM); Kontakt: biuro@kongresnowejmobilnosci.pl, tel: 507 686 158
c. Miejsce wydarzenia – Expo-Łódź Sp. z o.o., aleja Politechniki 4, 93-590 Łódź;
d. Uczestnik – osoba fizyczna, która dokonała rejestracji/zgłoszenia uczestnictwa i uiściła stosowną opłatę za udział w Kongresie;
e. Autopay – system płatności elektronicznych oferujący dokonywanie szybkich płatności typu pay-by-link, oferowany przez spółkę pod firmą Autopay S.A. z siedzibą w Sopocie przy ul. Powstańców Warszawy 6, zarejestrowaną w Sądzie Rejonowym Gdańsk – Północ w Gdańsku, VIII Wydział Gospodarczy KRS pod nr 0000320590;
f. Konsument – Uczestnik będący konsumentem w rozumieniu art. 221 Kodeksu Cywilnego albo osobą fizyczną, dla której udział w Kongresie jest bezpośrednio związany z jej działalnością gospodarczą, ale nie ma on charakteru zawodowego;
g. System Rejestracji Meeting Application – system rejestracji uczestników wydarzeń online przeznaczony dla uczestników Kongresu w trybie stacjonarnym.
§ 2. Uczestnictwo w Kongresie
1. Uczestnikiem Kongresu może być wyłącznie osoba, która dokonała rejestracji / zgłoszenia uczestnictwa i uiściła stosowną opłatę („Opłata”), zgodnie z Regulaminem.
2. Warunkiem uczestnictwa w Kongresie jest:
a. dokonanie zgłoszenia on-line poprzez System Rejestracji Meeting Application dostępny na stronie www.kongresnowejmobilnosci.pl do dnia 24.09.2024 r. oraz
b. dokonanie stosownej opłaty w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia nie później niż do dnia 24.09.2024 r.
Wykonanie opisanych powyżej czynności prowadzi do zawarcia z Uczestnikiem umowy na uczestnictwo w Kongresie z dniem dokonania Opłaty („Umowa”).
3. Organizator zastrzega możliwość wcześniejszego zakończenia rejestracji w przypadku wykorzystania limitu miejsc na Kongresie.
4. Prawidłowe dokonanie rejestracji on-line obejmuje akceptację Regulaminu oraz podanie następujących danych zgłaszającego: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (opcjonalnie), a w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej dodatkowo: nazwa firmy, adres firmy – ulica, numer lokalu, miasto, państwo, numer identyfikacji podatkowej (NIP), adres e-mail;
Rejestracja Uczestników obywa się poprzez w System Rejestracji Meeting Application.
5. Uiszczenia Opłaty dokonuje się poprzez serwis Autopay. Za dokonanie Opłaty przez system Autopay uważa się moment potwierdzenia płatności przez system Autopay. W przypadku woli otrzymania faktury za dokonaną płatność należy wysłać wiadomość e-mail, podając numer płatności oraz dane do faktury, na adres: biuro@psnm.org.
6. Nieuregulowanie Opłaty w pełnej wysokości w terminie wskazanym w ust. 2 lit. b skutkuje nieprzyjęciem zgłoszenia przez Organizatora. W razie wątpliwości, w szczególności w przypadku wyczerpania limitu miejsc na Kongresie, o kolejności decyduje moment przesłania zgłoszenia.
7. Wysokość Opłat za uczestnictwo w Kongresie jest określona na stronie internetowej www.kongresnowejmobilnosci.pl w zakładce Rejestracja oraz w treści poniżej. Podane ceny są wyrażone w wartościach netto (bez VAT).
Opłaty za uczestnictwo w Kongresie Nowej Mobilności 2024:
| Conference & EXPO VIP pass (24–26.09.2024) |
Conference & EXPO pass (24–26.09.2024) |
1-Day EXPO ticket (26.09.2024) |
|
| Early Bird: do 30.04.2024 r. | 3990 PLN netto | 1690 PLN netto | 290 PLN netto |
| II pula: 1.05–31.07.2024 r. | 3990 PLN netto | 2190 PLN netto | 290 PLN netto |
| III pula: 1.08–26.09.2024 r. | 3990 PLN netto | 2690 PLN netto | 290 PLN netto |
Przedsiębiorstwom posiadającym status Członka Wspierającego PSNM przysługuje 50% upust od powyższych cen. Jednostkom samorządu terytorialnego przysługuje bezpłatny udział w Kongresie.
8. W przypadku udziału w Kongresie koszty podróży, przejazdów, pobytu i noclegów Uczestnik Kongresu pokrywa we własnym zakresie.
9. Poprzez akceptację Regulaminu i udział w Kongresie Uczestnik zezwala Organizatorowi na nieodpłatne wykorzystanie, utrwalanie, obróbkę, powielanie, rozpowszechnianie wizerunku utrwalonego w formie fotografii lub zapisu video oraz zezwala Organizatorowi na rozpowszechnianie wizerunku utrwalonego w związku z udziałem w Kongresie w celach informacyjnych, promocyjnych, reklamowych związanych z Kongresem lub działalnością PSNM, w tym na profilach PSNM na portalach społecznościowych, takich jak Facebook czy LinkedIn. Zgoda dotyczy sytuacji, w którym wizerunek Uczestnika nie stanowi elementu Kongresu.
10. Przy okazji rejestracji zgłoszenia uczestnictwa Uczestnik może wyrazić odrębne zgody na przetwarzanie danych osobowych w innych celach niż te, o których mowa powyżej (np. marketingowych związanych z organizacją innych wydarzeń przez PSNM).
11. Program Kongresu podany jest na stronie www.kongresnowejmobilnosci.pl. PSNM zastrzega sobie prawo do odwołania, skrócenia albo przełożenia terminu albo zmiany miejsca Kongresu, a także zmian w programie Kongresu i zobowiązuje się do poinformowania o tym na stronie www.kongresnowejmobilnosci.pl, a jeżeli zmiany nastąpią na etapie rejestracji zgłoszeń uczestnictwa – także poinformuje drogą elektroniczną poprzez przesłanie wiadomości mailowej na adres wskazany w zgłoszeniu, ze stosownym wyprzedzeniem. Sposób postępowania w przypadku rezygnacji i zwrotu wniesionej opłaty reguluje § 3 Regulaminu.
12. Uczestnikowi przysługuje prawo reklamacji. Reklamacje można składać listownie na adres PSNM podany w § 1 lub mailowo na adres: biuro@psnm.org
13. PSNM postara się rozpatrzyć reklamację niezwłocznie, nie dłużej jednak niż w terminie 30 dni od jej wpływu. W przypadku braku podania danych niezbędnych do rozpatrzenia reklamacji Uczestnik zostanie wezwany do ich uzupełnienia. W razie bezskutecznego upływu terminu na uzupełnienie danych przez Uczestnika, reklamację uważa się za niebyłą, a zgłoszenie zostanie zamknięte.
14. W treści składanej reklamacji Uczestnik powinien zawrzeć: swoje dane identyfikujące, tj. imię i nazwisko, firmę i NIP (przypadku uczestnictwa w ramach działalności gospodarczej przez Uczestnika), dane kontaktowe: adres mailowy oraz numer telefonu oraz opis przyczyny reklamacji oraz wyczerpujące dane dotyczące zdarzenia: czas, miejsce, opis zdarzenia, problemu. Uczestnik powinien również wskazać, czego się domaga.
15. Złożenie reklamacji nie zwalnia użytkownika z konieczności przestrzegania niniejszego Regulaminu i innych obowiązujących regulacji.
§ 3. Rezygnacja z uczestnictwa
1. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Kongresie najpóźniej do dnia 13.09.2024 r. na zasadach określonych poniżej. PSNM dokona zwrotu należności z tytułu wniesionej Opłaty za uczestnictwo (w ramach Autopay lub w formie przelewu bankowego), wyłącznie na podstawie wniosku Uczestnika wysłanego drogą poczty elektronicznej (e-mail) na adres: biuro@psnm.org. W e-mailu należy podać numer rachunku bankowego, na który ma nastąpić zwrot należności za wniesioną Opłatę.
2. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Kongresie po terminie wskazanym w ust. 1 powyżej w przypadku istotnej zmiany programu Kongresu, istotnego skrócenia lub przełożenia terminu albo zmiany miejsca Kongresu po wskazanym w ust. 1 terminie. W takim przypadku wniosek składa się do dnia 24.09.2024 r., a zwrot środków możliwy jest jedynie w przypadku nieuczestniczenia w Kongresie. W e-mailu należy podać podstawę rezygnacji oraz numer rachunku bankowego, na który ma nastąpić zwrot należności za wniesioną Opłatę.
3. PSNM dokona zwrotu należności w formie przelewu na rachunek bankowy podany w e-mailu przez zainteresowanego, nie później niż w ciągu 14 dni od dnia otrzymania e-maila przez PSNM.
4. W związku z ewentualnymi zmianami Regulaminu, o czym mowa dalej w § 7 ust. 3, Uczestnikowi przysługuje prawo do rezygnacji z udziału w Kongresie, za zwrotem Opłaty za uczestnictwo, jeżeli Opłata taka została uiszczona na rzecz Organizatora, Postanowienie ust. 2 stosuje się odpowiednio.
5. Uczestnikowi nie przysługuje prawo odstąpienia od umowy stosownie do art. 38 pkt 12 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz.U. z 2020 r. poz. 287 – t.j. ze zm). Organizator przyznaje jednak Uczestnikom będącym Konsumentami, niezależnie od uprawnień określonych w ust. 1-2 powyżej, prawo do rezygnacji z uczestnictwa w Kongresie w terminie 14 dni od dnia zawarcia Umowy, nie później jednak niż przed dniem rozpoczęcia Kongresu, bez podania przyczyny. W takim przypadku, wniesiona Opłata zostaje w całości zwrócona.
6. Oświadczenie o rezygnacji z uczestnictwa, w każdym z przypadków opisanych powyżej powinno zostać przesłane na adres mailowy Organizatora: biuro@psnm.org. W treści oświadczenia, uczestnik powinien wskazać podstawę rezygnacji oraz numer rachunku bankowego, na który ma zostać dokonany zwrot Opłaty. Zwrot Opłaty zostanie dokonany w ciągu 14 dni od dnia złożenia oświadczenia o rezygnacji z uczestnictwa na wskazany w oświadczeniu numer rachunku bankowego.
7. PSNM przysługuje prawo do odstąpienia od Umowy w terminie do dnia poprzedzającego dzień rozpoczęcia Kongresu. Oświadczenie o odstąpieniu od Umowy powinno zostać złożone Uczestnikowi na piśmie lub za pośrednictwem poczty e-mail, na adres e-mail podany przez Uczestnika przy rejestracji. W przypadku złożenia przez Organizatora oświadczenia o odstąpieniu od Umowy, Umowę uważa się za niezawartą, a Organizator zwróci Uczestnikowi całą uiszczoną przez Uczestnika Opłatę za Kongres w terminie 14 dni od dnia odstąpienia od Umowy na rachunek bankowy podany przez Uczestnika.
§ 4. Przepisy porządkowe
1. Uczestnicy mogą przebywać w miejscu odbywania się Kongresu tylko w terminach i godzinach wskazanych na stronie www.kongresnowejmobilnosci.pl.
2. Niedozwolone jest utrwalanie (fotografowanie, filmowanie, nagrywanie dźwięku) przez Uczestników jakiegokolwiek punktu programu Kongresu za pomocą jakichkolwiek środków audiowizualnych, chyba że Uczestnik otrzyma stosowne zezwolenie od PSNM. Jeżeli powyższe czynności mogą powodować zakłócenie w organizacji i przebiegu Kongresu, PSNM może wydać polecenie ich wstrzymania. W przypadku utrwalania Kongresu bez zgody, PSNM uprawniona jest do odstąpienia od Umowy w trybie natychmiastowym i pozbawienia prawa Uczestnika do dalszego uczestnictwa w Kongresie.
3. Zabronione jest prowadzenie przez Uczestników jakichkolwiek działań komercyjnych, akwizycyjnych, reklamowych, promocyjnych, a także agitacyjnych oraz zbiórek pieniężnych nieuzgodnionych z PSNM, jak również działań niezgodnych z obowiązującymi przepisami prawa.
4. W Miejscu wydarzenia obowiązują m.in. następujące zakazy:
a. wnoszenia i używania broni, amunicji i materiałów pirotechnicznych oraz szkodliwych substancji chemicznych, a także ognia otwartego, stanowiących zagrożenie pożarowe, uszkodzenia mienia oraz stwarzających niebezpieczeństwo dla zdrowia i życia osób;
b. wnoszenia i spożywania alkoholu oraz rozprowadzania i zażywania środków odurzających;
c. zakłócania porządku publicznego (np. głośne, agresywne zachowania);
d. wprowadzania zwierząt, a także rowerów, deskorolek itp., chyba że jest to dozwolone przez PSNM na niektórych wydarzeniach z uwagi na ich specyfikę (np. strefa ekspozycyjna).
Lista zakazów obowiązujących w Miejscu wydarzenia może podlegać aktualizacjom przez PSNM albo zarządcy Miejsca wydarzenia. Dokładna treść regulaminu Miejsca wydarzenia dostępna będzie podczas Kongresu.
5. Zabronione jest pozostawianie bez opieki wszelkich przedmiotów, w tym bagażu lub innego mienia.
6. Przedmioty i substancje określone w ust. 4 lit. a) oraz przedmioty pozostawione bez opieki na terenie Miejsca wydarzenia lub w innym miejscu wydarzenia mogą ze względów bezpieczeństwa zostać przez PSNM albo specjalistyczne służby usunięte lub zniszczone na koszt osoby pozostawiającej przedmioty/substancje, chyba, że nie uda się ustalić do kogo należały. PSNM nie ponosi z tego tytułu odpowiedzialności. Jeżeli konieczna będzie ewakuacja osób z terenów Kongresu lub innego wydarzenia, to kosztami tej ewakuacji zostaną obciążone osoby, które pozostawiły te przedmioty.
7. Uczestnicy są zobowiązani do:
a. respektowania oznaczeń ciągów komunikacyjnych oraz stref wydzielonych z ruchu podlegających ochronie przeciwpożarowej;
b. przestrzegania przepisów o ruchu drogowym, które obowiązują w strefie ruchu w Miejscu wydarzenia;
c. wykonywania poleceń porządkowych wydawanych przez służby PSNM lub zarządcy Miejsca wydarzenia ze względów organizacyjnych i bezpieczeństwa (konieczności zabezpieczenia mienia i zapewnienia bezpieczeństwa osób przebywających w Miejscu wydarzenia), np. dotyczących ewakuacji osób terenu Kongresu;
d. wykonywania poleceń funkcjonariuszy Straży Pożarnej lub innych służb państwowych podczas ewakuacji, akcji ratowniczych albo czynności kontrolno-rozpoznawczych.
§ 5. Odpowiedzialność i ubezpieczenie
1. PSNM nie ponosi odpowiedzialności za żadne szkody poniesione przez Uczestników wskutek niestosowania się do poleceń wydawanych przez służby PSNM w sytuacjach zagrożeń bezpieczeństwa osób i mienia, np. w związku z zarządzeniem ewakuacji osób z Miejsca wydarzenia.
2. Na wyłączenie odpowiedzialności PSNM z powyższych przyczyn nie mają wpływu podejmowane środki zabezpieczenia w Miejscu wydarzenia (zabezpieczenie techniczne, służby ochrony, monitoring).
3. Uczestnik odpowiada za szkody powstałe w czasie trwania Kongresu ze swojej winy jak i z winy osoby, nad którą w czasie trwania Kongresu sprawował opiekę.
§ 6. Przetwarzanie danych osobowych
1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z organizacją Kongresu jest Polskie Stowarzyszenie Nowej Mobilności z siedzibą w Warszawie przy ul. Fabrycznej 5A, 00-446 Warszawa, zarejestrowane w rejestrze stowarzyszeń KRS prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000643156, REGON: 365877690, NIP: 5252684377.
2. Dane osobowe Uczestników będą wykorzystywane zgodnie z warunkami określonymi w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (OJ L 119, 4.5.2016, p. 1–88, „RODO”), polskimi przepisami przyjętymi w celu umożliwienia stosowania RODO, innymi obowiązującymi przepisami prawa oraz Regulaminem.
3. Administrator danych osobowych nie przekazuje danych do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej, z wyjątkiem, o którym mowa w poniższym ust. 4.
4. W celu promocji Kongresu lub działalności PSNM, dane osobowe Uczestników (w zakresie: wizerunek) mogą być przekazywane administratorom portali społecznościowych np. Facebook, YouTube, Twitter lub LinkedIn. Administratorzy tych portali społecznościowych to niezależni od PSNM administratorzy danych osobowych. Zachęcamy do zapoznania się z zasadami ochrony prywatności przyjętymi przez tych administratorów.
5. Dane osobowe Uczestników nie będą podlegać zautomatyzowanemu przetwarzaniu, w tym profilowaniu.
6. Dane osobowe podane w zgłoszeniu uczestnictwa/rejestracji on-line będą przetwarzane w celu i zakresie związanymi z organizacją Kongresu. Podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit b) RODO – realizacja umowy (akceptacja Regulaminu i zgłoszenie udziału w Kongresie oraz przyjęcie przez Organizatora zgłoszenia i Opłaty stanowi zawarcie Umowy). PSNM może również przetwarzać dane osobowe Uczestników w celu ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń pozostających w związku z organizowanym Kongresem, jak również w zakresie promocji Kongresu np. poprzez publikowanie fotografii z wizerunkiem Uczestników na portalach społecznościowych administrowanych przez Organizatora np. Facebook, co stanowi jego prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W takim przypadku dane osobowe będą przechowywane przez wynikający z przepisów prawa okres przedawnienia roszczeń lub po zrealizowaniu celu, w którym zostały zebrane.
7. Jeżeli Uczestnik wyraził zgody, o których jest mowa w § 2 ust. 10, dane osobowe będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do zrealizowania celu/celów, na które wyrażono zgodę, do momentu wycofania zgody przez Uczestnika. Podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – dobrowolna, jednoznaczna, świadoma i konkretna zgoda osoby, której dane dotyczą. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
8. Uczestnikom przysługują prawa do: a) dostępu do danych, b) sprostowania danych, c) cofnięcia wyrażonej zgody na przetwarzanie danych d) przenoszenia danych e) usunięcia danych. Uczestnik w granicach przepisów prawa ma również prawo wnieść sprzeciw względem przetwarzania jego danych osobowych lub żądać ograniczenia przetwarzania, w przypadku, gdy Organizator przetwarza je w celu wynikającym z jego prawnie uzasadnionego interesu. Realizacja uprawnień, o których mowa powyżej może odbywać się poprzez pisemne wskazanie swoich żądań przesłane na adres Administratora.
9. Uczestnikom przysługuje również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na przetwarzanie ich danych przez PSNM jako Administratora.
10. Dane zostały pozyskane bezpośrednio od Uczestników. Ich podanie jest dobrowolne, jednak niezbędne dla realizacji ww. celów przetwarzania.
§ 7. Postanowienia końcowe
1. W kwestiach porządkowych oraz organizacyjnych dotyczących przebiegu Kongresu nieprzewidzianych niniejszym Regulaminem głos rozstrzygający ma PSNM, przedstawiony podczas Kongresu. W pozostałych sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają przepisy prawa powszechnie obowiązującego, zwłaszcza Kodeksu cywilnego.
2. Regulamin dla uczestników Kongresu znajduje się na stronie internetowej www.kongresnowejmobilnosci.pl, w siedzibie Organizatora oraz w Miejscu wydarzenia.
3. Organizator ma prawo do zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany zostaną opublikowane na stronie www.kongresnowejmobilnosci.pl. O zmianach Uczestnicy zostaną powiadomieni również mailowo na adres wskazany w zgłoszeniu uczestnictwa.
4. Regulamin obowiązuje od 20 lutego 2024 r.
