Regulamin

Regulamin
Kongres Nowej Mobilności 12-14 września 2022 r.

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin obowiązuje uczestników wydarzenia Kongres Nowej Mobilności 12-14 września 2022 r., zwanego dalej Kongresem, organizowanego przez Polskie Stowarzyszenie Paliw Alternatywnych z siedzibą w Warszawie przy ul. Fabrycznej 5A, 00-446 Warszawa, zarejestrowane w rejestrze stowarzyszeń KRS prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000643156, REGON: 365877690, NIP: 5252684377 (PSPA).

2. Kongres odbędzie się 12-14 września 2022 r. w EC1 Łódź – Miasto Kultury, ul. Targowa 1/3, 90-022 Łódź. Oficjalny serwis internetowy Kongresu znajduje się pod adresem: www.kongresnowejmobilnosci.pl.

3. PSPA zastrzega sobie prawo do odwołania, skrócenia albo przełożenia terminu albo zmiany miejsca Kongresu, a także zmian w programie Kongresu i zobowiązuje się do poinformowania o tym na stronie www.kongresnowejmobilnosci.pl, a jeżeli zmiany nastąpią po dokonanym zgłoszeniu uczestnictwa – także poinformują drogą elektroniczną poprzez przesłanie wiadomości mailowej na adres wskazany w zgłoszeniu, ze stosownym wyprzedzeniem.

4. Zastosowane w Regulaminie określenia posiadają następujące znaczenie:

a. Kongres – Kongres Nowej Mobilności odbywający się w dniach 12-14 września 2022 r. w EC1 Łódź – Miasto kultury, ul. Targowa 1/3, 90-022 Łódź;
b. PSPA lub Organizator – spółka pod firmą Polskie Stowarzyszenie Paliw Alternatywnych z siedzibą w Warszawie przy ul. Fabrycznej 5A, 00-446 Warszawa, zarejestrowane w rejestrze stowarzyszeń KRS prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000643156, REGON: 365877690, NIP: 5252684377 (PSPA);
c. Miejsce wydarzenia – EC1 Łódź – Miasto kultury, ul. Targowa 1/3, 90-022 Łódź;
d. Uczestnik – osoba fizyczna, która dokonała rejestracji/zgłoszenia uczestnictwa i uiściła stosowną opłatę za udział w Kongresie;
e. Dotpay – system płatności elektronicznych oferujący dokonywanie szybkich płatności typu pay-by-link, oferowany przez spółkę pod firmą PayPro SA, z siedzibą w Poznaniu, 60-327 Poznań, przy ulicy Kanclerskiej 15, zarejestrowana przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydz. Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000347935;
f. Konsument – Uczestnik, który zgłosił udział w Kongresie w celu niezwiązanym bezpośrednio z jego działalnością gospodarczą lub zawodową;
g. System Rejestracji Coffee – system rejestracji uczestników wydarzeń online przeznaczony dla uczestników Kongresu w trybie stacjonarnym.

§ 2. Uczestnictwo w Kongresie

1. Uczestnikiem Kongresu może być wyłącznie osoba, która dokonała rejestracji/zgłoszenia uczestnictwa i uiściła stosowną opłatę, zgodnie z Regulaminem.

2. Warunkiem uczestnictwa w Kongresie jest:
a. dokonanie zgłoszenia on-line poprzez System Rejestracji Coffee dostępny na stronie www.kongresnowejmobilnosci.pl do dnia 14.09.2022 r. oraz
b. dokonanie stosownej opłaty w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia nie później niż do dnia 14.09.2022 r.

3. Organizator zastrzega możliwość wcześniejszego zakończenia rejestracji w przypadku wykorzystania limitu miejsc na Kongresie.

4. Prawidłowe dokonanie rejestracji on-line obejmuje akceptację Regulaminu oraz podanie następujących danych zgłaszającego: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (opcjonalnie), w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej: nazwa firmy, adres firmy – ulica, numer lokalu, miasto, państwo, numer identyfikacji podatkowej (NIP), adres e-mail;
Rejestracja Uczestników obywa się poprzez w System Rejestracji Coffee.

5. Uiszczenia opłaty dokonuje się poprzez serwis Dotpay. Za dokonanie opłaty przez system Dotpay uważa się moment potwierdzenia płatności przez system Dotpay. W przypadku woli otrzymania faktury za dokonaną płatność należy wysłać maila, podając numer płatności oraz dane do faktury, na adres: biuro@pspa.com.pl.

6. Nieuregulowanie pełnej opłaty za uczestnictwo w Kongresie w terminie wskazanym w ust. 2 lit. b skutkuje nieprzyjęciem zgłoszenia przez Organizatora. W razie wątpliwości, w szczególności w przypadku wyczerpania limitu miejsc na Kongresie, o kolejności decyduje moment przesłania zgłoszenia.

7. Wysokość opłat za uczestnictwo w Kongresie jest określona na stronie internetowej www.kongresnowejmobilnosci.pl w zakładce Rejestracja oraz w treści poniżej. Podane ceny są wyrażone w wartościach netto (bez VAT).

Opłaty za uczestnictwo w Kongresie Nowej Mobilności 2022:

Jednostki samorządu terytorialnego
Early Birds do 12.07.2022 r. – udział bezpłatny
II tura: 13.07-31.08.2022 r. – udział bezpłatny
III tura: 1-14.09.2022 r. – udział bezpłatny

Standard 
Early Birds do 12.07.2022 r. – 1450 zł netto
II tura: 13.07-31.08.2022 r. – 1850 zł netto
III tura: 1-14.09.2022 r. – 2250 zł netto

VIP
Early Birds do 12.07.2022 r. – 2450 zł netto
II tura: 13.07-31.08.2022 r. – 2850 zł netto
III tura: 1-14.09.2022 r. – 3450 zł netto

Przedsiębiorstwom posiadającym status Członka Wspierającego PSPA przysługuje 50% upust od powyższych cen.

8. W przypadku udziału w Kongresie koszty podróży, przejazdów, pobytu i noclegów Uczestnik Kongresu pokrywa we własnym zakresie.

9. Poprzez akceptację Regulaminu i udział w Kongresie Uczestnik zezwala Organizatorowi na nieodpłatne wykorzystanie, utrwalanie, obróbkę, powielanie, rozpowszechnianie wizerunku utrwalonego w formie fotografii lub zapisu video oraz udziela Organizatorowi niewyłącznej, nieograniczonej terytorialnie i czasowo, nieodpłatnej licencji na wykorzystywanie wizerunku utrwalonego w związku z udziałem w Kongresie w celach informacyjnych, promocyjnych, reklamowych związanych z Kongresem lub działalnością PSPA na następujących polach eksploatacji:
a. utrwalanie i zwielokrotnienie jakąkolwiek znaną techniką oraz rozpowszechnianie w dowolnej formie,
b. wprowadzenie do pamięci komputera i do sieci multimedialnej,
c. zwielokrotnianie zapisu utrwalonego wizerunku,
d. publiczne wystawienie, wyświetlenie, odtwarzanie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w szczególności na portalach społecznościowych administrowanych przez Organizatora np. Facebook.
e. zamieszczanie i publikowanie w prasie, na stronach internetowych, plakatach i bilbordach, portalach społecznościowych,
f. emisja w przekazach telewizyjnych i radiowych.

10. Przy okazji rejestracji zgłoszenia uczestnictwa Uczestnik może wyrazić odrębne zgody na przetwarzanie danych osobowych w innych celach niż te, o których mowa powyżej (np. marketingowych związanych z organizacją innych wydarzeń przez PSPA).

11. Program Kongresu podany jest na stronie www.kongresnowejmobilnosci.pl. PSPA zastrzega sobie prawo do odwołania, skrócenia albo przełożenia terminu albo zmiany miejsca Kongresu, a także zmian w programie Kongresu i zobowiązuje się do poinformowania o tym na stronie www.kongresnowejmobilnosci.pl, a jeżeli zmiany nastąpią na etapie rejestracji zgłoszeń uczestnictwa – także poinformują drogą elektroniczną poprzez przesłanie wiadomości mailowej na adres wskazany w zgłoszeniu, ze stosownym wyprzedzeniem. Sposób postępowania w przypadku rezygnacji i zwrotu wniesionej opłaty reguluje § 3 Regulaminu.

12. Użytkownikowi przysługuje prawo reklamacji. Reklamacje można składać listownie na adres PSPA podany w § 1 lub mailowo na adres: biuro@pspa.com.pl

13. PSPA postara się rozpatrzyć reklamację niezwłocznie, nie dłużej jednak niż w terminie 30 dni od jej wpływu. W przypadku braku podania danych niezbędnych do rozpatrzenia reklamacji Uczestnik zostanie wezwany do ich uzupełnienia. W razie bezskutecznego upływu terminu na uzupełnienie danych przez Uczestnika, reklamację uważa się za niebyłą, a zgłoszenie zostanie zamknięte.

14. W treści składanej reklamacji Uczestnik powinien zawrzeć: swoje dane identyfikujące, tj. imię i nazwisko, firmę i NIP (przypadku uczestnictwa w ramach działalności gospodarczej przez Uczestnika), dane kontaktowe: adres mailowy oraz numer telefonu oraz opis przyczyny reklamacji oraz wyczerpujące dane dotyczące zdarzenia: czas, miejsce, opis zdarzenia, problemu.

15. W momencie uwzględnienia reklamacji Użytkownik otrzyma zwrot wniesionej Opłaty.

16. Złożenie reklamacji nie zwalnia użytkownika z konieczności przestrzegania niniejszego Regulaminu i innych obowiązujących regulacji.

§ 3. Rezygnacja z uczestnictwa

1. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Kongresie w terminie nie krótszym niż na 14 dni przed rozpoczęciem Kongresu na zasadach określonych poniżej. PSPA dokonaje zwrotu należności z tytułu wniesionej opłaty za uczestnictwo (w ramach Dotpay lub w formie przelewu bankowego), wyłącznie na podstawie wniosku Uczestnika wysłanego drogą poczty elektronicznej (e-mail) na adres: biuro@pspa.com.pl, najpóźniej do dnia 1.09.2022 r. W e-mailu należy podać numer rachunku bankowego, na który ma nastąpić zwrot należności za wniesioną opłatę.

2. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Kongresie po terminie wskazanym w ust. 1 powyżej w przypadku istotnej zmiany programu Kongresu, istotnego skrócenia lub przełożenia terminu albo zmiany miejsca Kongresu po wskazanym w ust. 1 terminie. W takim przypadku wniosek składa się do dnia 11.09.2022 r., a zwrot środków możliwy jest jedynie w przypadku nieuczestniczenia w Kongresie. W e-mailu należy podać podstawę rezygnacji oraz numer rachunku bankowego, na który ma nastąpić zwrot należności za wniesioną opłatę.

3. PSPA dokona zwrotu należności w formie przelewu na rachunek bankowy podany w e-mailu przez zainteresowanego, nie później niż w ciągu 14 dni od dnia otrzymania e-maila przez PSPA.

4. W związku z ewentualnymi zmianami Regulaminu, o czym mowa dalej w § 7 ust. 3, Uczestnikowi przysługuje prawo do rezygnacji z udziału w Kongresie, za zwrotem opłaty za uczestnictwo, jeżeli opłata taka została uiszczona na rzecz Organizatora, Postanowienie ust. 2 stosuje się odpowiednio.

5. W przypadku Uczestników będących konsumentami, przysługuje im, niezależnie od uprawnień określonych w ust. 1-2 powyżej, prawo do rezygnacji z uczestnictwa w Kongresie w terminie 14 dni od dnia zgłoszenia uczestnictwa, nie później jednak niż przed rozpoczęciem, bez podania przyczyny. W takim przypadku, wniesiona opłata zostaje w całości zwrócona. W przypadku, gdy Uczestnik weźmie udział w Kongresie, przed upływem 14 dni od dnia zgłoszenia uczestnictwa traci prawo do rezygnacji z uczestnictwa (art. 38 pkt 1) ustawy z dnia z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz.U. z 2020 r. poz. 287 – t.j. ze zm).

6. Oświadczenie o rezygnacji z uczestnictwa, w każdym z przypadków opisanych w ust. 1-3 powyżej powinno zostać przesłane na adres mailowy Organizatora: biuro@pspa.com.pl. W treści oświadczenia, uczestnik powinien wskazać podstawę rezygnacji oraz numer rachunku bankowego, na który ma zostać dokonany zwrot opłaty za uczestnictwo w Kongresie. Zwrot opłaty zostanie dokonany w ciągu 14 dni od dnia złożenia oświadczenia o rezygnacji z uczestnictwa na wskazany w oświadczeniu numer rachunku bankowego.

§ 4. Przepisy porządkowe

1. Uczestnicy mogą przebywać w miejscu odbywania się Kongresu tylko w terminach i godzinach wskazanych na stronie www.kongresnowejmobilnosci.pl.

2. Niedozwolone jest utrwalanie (fotografowanie, filmowanie, nagrywanie dźwięku) przez Uczestników jakiegokolwiek punktu programu Kongresu za pomocą jakichkolwiek środków audiowizualnych, chyba że Uczestnik otrzyma stosowne zezwolenie od PSPA. Jeżeli powyższe czynności mogą powodować zakłócenie w organizacji i przebiegu Kongresu, PSPA może wydać polecenie ich wstrzymania.

3. Zabronione jest prowadzenie przez Uczestników jakichkolwiek działań komercyjnych, akwizycyjnych, reklamowych, promocyjnych, a także agitacyjnych oraz zbiórek pieniężnych nie uzgodnionych z PSPA, jak również działań niezgodnych z obowiązującymi przepisami prawa.

6. W Miejscu wydarzenia obowiązują zakazy:
a. wnoszenia i używania broni, amunicji i materiałów pirotechnicznych oraz szkodliwych substancji chemicznych, a także ognia otwartego, stanowiących zagrożenie pożarowe, uszkodzenia mienia oraz stwarzających niebezpieczeństwo dla zdrowia i życia osób;
b. wnoszenia i spożywania alkoholu oraz rozprowadzania i zażywania środków odurzających;
c. zakłócania porządku publicznego (np. głośne, agresywne zachowania);
d. wprowadzania zwierząt, a także rowerów, deskorolek itp., chyba że jest to dozwolone przez PSPA na niektórych wydarzeniach z uwagi na ich specyfikę (np. strefa ekspozycyjna).

7. Zabronione jest pozostawianie bez opieki wszelkich przedmiotów, w tym bagażu lub innego mienia.

8. Przedmioty i substancje określone w ust. 6 lit. a) oraz przedmioty pozostawione bez opieki na terenie EC1 Łódź – Miasto Kultury lub w innym miejscu wydarzenia mogą ze względów bezpieczeństwa zostać przez PSPA albo specjalistyczne służby usunięte lub zniszczone na koszt osoby pozostawiającej przedmioty/substancje, chyba, że nie uda się ustalić do kogo należały. PSPA nie ponosi z tego tytułu odpowiedzialności. Jeżeli konieczna będzie ewakuacja osób z terenów Kongresu lub innego wydarzenia, to kosztami tej ewakuacji zostaną obciążone osoby, które pozostawiły te przedmioty.

9. Uczestnicy są zobowiązani do:
a. respektowania oznaczeń ciągów komunikacyjnych oraz stref wydzielonych z ruchu podlegających ochronie przeciwpożarowej;
b. przestrzegania przepisów o ruchu drogowym, które obowiązują w strefie ruchu w Miejscu wydarzenia;
c. wykonywania poleceń porządkowych wydawanych przez służby PSPA ze względów organizacyjnych i bezpieczeństwa (konieczności zabezpieczenia mienia i zapewnienia bezpieczeństwa osób przebywających w miejscu wydarzenia), np. dotyczących ewakuacji osób terenu Kongresu;
d. wykonywania poleceń funkcjonariuszy Straży Pożarnej lub innych służb państwowych podczas ewakuacji, akcji ratowniczych albo czynności kontrolno-rozpoznawczych.

§ 5. Odpowiedzialność i ubezpieczenie

1. PSPA nie ponosi odpowiedzialności za żadne szkody poniesione przez Uczestników wskutek niestosowania się do poleceń wydawanych przez służby PSPA w sytuacjach zagrożeń bezpieczeństwa osób i mienia, np. w związku z zarządzeniem ewakuacji osób z terenów Kongresu.

2. Na wyłączenie odpowiedzialności PSPA z powyższych przyczyn nie mają wpływu podejmowane środki zabezpieczenia w miejscu wydarzenia (zabezpieczenie techniczne, służby ochrony, monitoring).

§ 6. Przetwarzanie danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z organizacją Kongresu jest Polskie Stowarzyszenie Paliw Alternatywnych z siedzibą w Warszawie przy ul. Fabrycznej 5A, 00-446 Warszawa, zarejestrowane w rejestrze stowarzyszeń KRS prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000643156, REGON: 365877690, NIP: 5252684377 (PSPA).

2. Dane osobowe Uczestników będą wykorzystywane zgodnie z warunkami określonymi w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (OJ L 119, 4.5.2016, p. 1–88, RODO), ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1781 ze zm.., UODO), polskimi przepisami przyjętymi w celu umożliwienia stosowania RODO, innymi obowiązującymi przepisami prawa oraz Regulaminem.

3. Administrator danych osobowych nie przekazuje danych do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej, z wyjątkiem, o którym mowa w poniższym ust. 4.

4. W celu promocji Kongresu lub działalności PSPA, dane osobowe Uczestników (w zakresie: wizerunek) mogą być przekazywane administratorom portali społecznościowych np. Facebook, YouTube, Twitter lub LinkedIn. Administratorzy tych portali społecznościowych to niezależni od PSPA administratorzy danych osobowych. Zachęcamy do zapoznania się z zasadami ochrony prywatności przyjętymi przez tych administratorów.
5. Dane osobowe Uczestników nie będą podlegać zautomatyzowanemu przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

6. Dane osobowe podane w zgłoszeniu uczestnictwa/rejestracji on-line będą przetwarzane w celu i zakresie związanymi z organizacją Kongresu. Podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit b) RODO – realizacja umowy (akceptacja Regulaminu i zgłoszenie udziału w Kongresie oraz przyjęcie przez Organizatora zgłoszenia i opłaty za uczestnictwo stanowi zawarcie umowy). PSPA może również przetwarzać dane osobowe Uczestników w celu ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń pozostających w związku z organizowanym Kongresem, jak również w zakresie promocji Kongresu np. poprzez publikowanie fotografii z wizerunkiem Uczestników na portalach społecznościowych administrowanych przez Organizatora np. Facebook, co stanowi jego prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W takim przypadku dane osobowe będą przechowywane przez wynikający z przepisów prawa okres przedawnienia roszczeń lub czynów karalnych.

7. Dane osobowe podane w związku z wypełnieniem ankiety epidemiologicznej, o której w § 4 ust. 1 lit a), będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do wykonania obowiązku prawnego nałożonego na MTP jako Organizatora zaleceniem Głównego Inspektora Sanitarnego / GIS (przetwarzanie na podstawie art. 8a ust. 5 pkt. 2 ustawy z dnia 14 marca 1985 r. o Państwowej Inspekcji Sanitarnej (Dz. U. z 2021 r. poz. 195 – t.j. ze zm.) w art. w zw. z art. 17 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych z dnia 2 marca 2020 r. (Dz.U. z 2021 r. poz. 2095 – t.j. ze zm.), w celu jakim jest ochrona żywotnego interesu w postaci zdrowia i życia, zgodnie z art. 6 ust. 1. lit. d) RODO.

8. Jeżeli Uczestnik wyraził zgody, o których jest mowa w § 2 ust. 10, dane osobowe będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do zrealizowania celu/celów, na które wyrażono zgodę, do momentu wycofania zgody przez Uczestnika. Podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – dobrowolna, jednoznaczna, świadoma i konkretna zgoda osoby, której dane dotyczą. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

9. Uczestnikom przysługują prawa do: a) dostępu do danych, b) sprostowania danych, c) cofnięcia wyrażonej zgody na przetwarzanie danych. Uczestnik w granicach przepisów prawa ma również prawo wnieść sprzeciw względem przetwarzania jego danych osobowych, w przypadku, gdy Organizator przetwarza je w celu wynikającym z jego prawnie uzasadnionego interesu. Realizacja uprawnień, o których mowa powyżej może odbywać się poprzez pisemne wskazanie swoich żądań przesłane na adres Administratora.

10. Uczestnikom przysługuje również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na przetwarzanie ich danych przez PSPA jako Administratora.

§ 7. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają przepisy prawa powszechnie obowiązującego, zwłaszcza Kodeksu cywilnego.

2. Regulamin dla uczestników Kongresu znajduje się na stronie internetowej www.kongresnowejmobilnosci.pl oraz w siedzibie Organizatora.

3. Organizator ma prawo do zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany zostaną opublikowane na stronie www.kongresnowejmobilnosci.pl. O zmianach Uczestnicy zostaną powiadomieni również mailowo na adres wskazany w zgłoszeniu uczestnictwa.

4. Uczestnikowi nie przysługuje prawo odstąpienia od umowy zgodnie z art. 38 pkt 12 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz.U. z 2020 r. poz. 287 – t.j. ze zm). Rezygnacja z udziału w Konferencji możliwa jest jedynie zgodnie z § 3 Regulaminu, w terminach tam wskazanych.

5. Regulamin obowiązuje od 10 czerwca 2022 r.

Zapisz się do newslettera